MANAJEMEN WAKTU


“Doest thou love life? Then do not squander time; for that’s the stuff life is made of.”

BENJAMIN FRANKLIN

Manajemen waktu merupakan hal yang utama dalam Manajemen Diri. Karena sebagaimana halnya kehidupan yang harus dikelola dan dikendalikan, waktu juga harus dikelola dan dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar kita dapat mencapai sasaran dan tujuan dalam kehidupan dan pekerjaan secara lebih efektif dan efisien.

Selama ini pengertian manajemen waktu hanya diartikan sebagai cara-cara mengalokasikan waktu secara efektif dan efisien. Telah banyak pakar yang menulis tentang bagaimana kita mengelola waktu kita, misalnya Stephen Covey dengan menggunakan kuadran prioritas antara “sense of urgency” (apakah hal atau tugas itu mendesak) dan “sense of importance” (apakah hal atau tugas itu penting). Dengan melihat tingkat urgensi dan tingkat kepentingannya, maka kita dapat membuat daftar prioritas dari apa saja yang harus diselesaikan – dilaksanakan maupun diatasi. Atau dalam istilah Covey adalah “Put First Things First” – Dahulukan apa yang perlu didahulukan. Semakin piawai kita mengelola waktu diharapkan semakin efektif dan efisien hidup kita. Tetapi pendekatan yang semata hanya menekankan prioritas dan alokasi waktu saja tidak cukup. Perhatikan contoh-contoh berikut ini :

Pingkan adalah seorang profesional wanita yang muda. Ia telah mengikuti kursus manajemen waktu. Dari luar ia tampak bahagia dan berhasil, tetapi dari dalam dia merasa bingung dan tidak terkendali. Pekerjaannya menimbulkan tekanan yang tidak pernah berakhir, tetapi dia tahu segala tentang manajemen waktu. Kemanapun dia pergi, dia membawa buku catatannya yang penuh dengan janji dan daftar proyek yang diberi kode warna untuk menunjukkan sifat mendesak atau penting, atau keduanya. Dia tahu banyak tentang teknik manajemen waktu, tetapi dia tidak memahami prinsip-prinsipnya.

Sedangkan pak Hadi mengalami hal sebaliknya. Dahulu beliau adalah seorang eksekutif puncak yang sangat sibuk. Hari-harinya dipenuhi jadwal janji dan pertemuan, peninjauan proyek, menyusun rencana proyek, dan menyelesaikan laporan-laporan rutin. Kini ketika pensiun enam bulan yang lalu, pak Hadi merasa sangat tertekan. Dia hanya berputar-putar di rumah dan tidak banyak melakukan pekerjaan, merasa bosan dan tidak berguna. Selama ini waktunya diatur dan dikendalikan oleh kesibukan pekerjaannya. Bahkan sebenarnya sekretarisnyalah yang mengatur dan mengendalikan sebagian besar kehidupannya. Dia paham betul mengenai manajemen waktu yang efektif.
Apa katanya tentang manajemen waktu? “Bukankah manajemen waktu adalahhal yang hanya diperlukan oleh para eksekutif, yaitu orang-orang yang harus bekerja terlalu banyak. Persoalan saya adalah bahwa saya mempunyai terlalu banyak waktu dan tidak mempunyai cukup kegiatan untuk dikerjakan.

Disinilah justru letak kekeliruan pemahaman sebagian besar kita. Karena sesungguhnya bukan waktu yang perlu dikelola; tetapi diri kitalah yang justru perlu dikelola.

PRINSIP UTAMA MANAJEMEN WAKTU

Manajemen waktu sesungguhnya adalah Manajemen Diri. Banyak baku dan pelatihan maupun kursus yang ditujukan untuk manajemen waktu, tetapi prinsip utamanya ternyata sederhana dan mendalam : “gunakan waktu untuk hal-hal yang anda hargai (Use your time to do the things you value most) atau hal-hal yang membantu anda mencapai tujuan ada (or the things that help you reach your goals).

Alasan utama kita serius merasa bingung dan tertekan adalah karena kita tidak memiliki nilai-nilai kehidupan yang kita hargai atau karena kita tidak memiliki tujuan atau misi hidup yang jelas. Dalam jangka panjang kita tidak memiliki sasaran yang jelas sehingga kita tidak bisa fokus terhadap tujuan tersebut. Sekali lagi Covey memberikan suatu dasar yang penting dalam manajemen waktu atau Manajemen Diri. Dia menekankan pentingnya segala sesuatu dimulai dengan akhir yang ada di pikiran kita (“Begin With An End in Mind”).
Mulailah dengan tujuan hidup yang jelas dengan memahami dimana kita sekarang dan kemana kita akan pergi, serta apa yang kita hargai dalam hidup ini.

Namun ternyata hal inipun belum cukup. Kita hidup dibatasi oleh waktu yang hanya 24 jam sehari. Secanggih apapun kita mengelola waktu kita, dengan tujuan hidup yang jelas dan melakukan hal-hal prioritas, kita tidak bisa menghindari fakta bahwa sehari hanya dua puluh empat jam. Sebagai ilustrasi tahukah anda bahwa setiap beberapa jam, restauran waralaba hamburger Mac Donalds membuka satu outlet baru diseluruh dunia.

Bayangkan betapa efisien dan canggihnya para eksekutif dan karyawan Mac Donalds sehingga mampu membangun satu outlet restaurant setiap beberapa jam saja. Inilah yang disebut dengan konsep pengungkit (LEVERAGE)

Konsep Leverage Dalam Manajemen Waktu

Prinsip alat pengungkit barangkali sudah diketahui pada masa prasejarah, namun baru pertama kali dijelaskan secara lengkap oleh ahli matematika besar Yunani bernama Archimedes (287-212 sebelum Masehi) disekitar tahun 260 sebelum Masehi.

Menurut definisi, sebuah pengungkit adalah sejenis tongkat yang kokoh dan kuat yang digunakan untuk mengangkat benda yang berat. Tongkat tersebut diletakkan diatas sebuah titik tetap yang disebut fulcrum tenaga yang didorong dari salah satu titik dapat diseimbangkan dengan tenaga secukupnya dititik yang lain, biasanya pada sisi yang berhadapan dengan fulcrum. Ide dasar dari pengungkit dapat digambarkan dengan sebuah linggis yang digunakan untuk mengangkat sebuah benda berat. Untuk panjang pengungkit tertentu, semakin dekat fulcrum ditempatkan kepada obyek yang diangkat, semakin kecil tenaga yang diperlukan untuk mengangkatnya.

Contoh-contoh benda sederhana yang menggunakan prinsip pengungkit adalah gunting, tang, pompa tangan, gergaji, penarik paku, dan stappler. Jadi sesungguhnya kita dapat melaksanakan atau mengerjakan hal-hal yang nampaknya tidak masuk akal jika ditinjau dari sisi waktu, tetapi dengan prinsip pengungkit kita bisa. Kuncinya adalah menggunakan waktu orang lain secara kreatif dan sinergis sehingga tercapai tujuan kita. Contoh yang  menarik adalah konsep pemasaran dengan sistem jaringan (network marketing). Bayangkan bahwa kita rata-rata bekerja 8 jam seminggu. Jika waktu produktif kita adalah 40 tahun, maka seumur hidup kita memiliki 80.000 jam kerja.
Jika dalam jaringan kerja kita memiliki 1000 anggota yang rata-rata bekerja satu jam sehari untuk bisnis network marketing kita, maka kita bisa menggantikan produktifitas seumur hidup kita hanya dalam 80 hari!!! Inilah kekuatan konsep leverage.

Berikut adalah beberapa prinsip yang perlu kita ketahui dalam menerapkan manajemen waktu secara ManDiri.

Prinsip pertama : jangan menjadi budak waktu tetapi jadilah pengendali waktu.
Prinsip kedua : mengetahui tujuan hidup kita dan hal-hal yang kita hargai.
Prinsip ketiga : memberikan inspirasi kepada orang lain.
Prinsip keempat : mendorong dan mengeluarkan potensi terbaik dari orang lain.
Prinsip kelima : manfaatkan kekuatan daya pikiran anda (Mind power Management).
Prinsip keenam : membangun tim dan kerjasama tim (Team Work) yang kokoh, efektif dan efisien.
Prinsip ketujuh : ikhlas

Khusus untuk prinsip ketujuh ada ilustrasi sebagai berikut. Ada 2 orang pemuka agama yang sedang membangun rumah ibadah. Yang satu membangun sebuah rumah ibadah dalam tiga tahun. Itupun belum selesai sepenuhnya. Sedangkan pemuka agama satunya dalam tiga tahun telah membangun 300 buah rumah ibadah !!!. Artinya setiap 3-4 hari sekali dia membangun rumah ibadah. Ketika ditanyakan motivasinya. Kyai yang pertama mengatakan bahwa jika kita membangun sebuah rumah ibadah, maka Tuhan akan membangun sebuah mahligai untuk kita di surga. Sedangkan pemuka agama yang telah membangun 300 buah rumah ibadah hanya mengatakan bahwa semuanya dia lakukan dengan ikhlas, semata- mata untuk menyediakan tempat beribadah bagi umat Tuhan di desa-desa.
Motivasi yang berbeda menghasilkan hasil yang berbeda.

KOLOM `TEMAN’ (TEladan MANdiri)

Salah satu tren penting di bidang manajemen adalah pengambilan keputusan berbasis fakta (fact-based decision making). Khusunya di bidang pemasaran, keputusan berbasis fakta perlu didukung oleh riset pemasaran yang baik. Menyadari pentingnya tren ini, Asto Sunu Subroto, alumnus Jurusan Statistika IPB, MM UI, dan Dale Carnegie Training Program, dengan penuh antusias mendirikan dan mengembangkan bisnis riset pemasaran (marketing research) melalui PT Capricorn Multimars Indotama (MARS) dan MARS School of Marketing Research. Saat ini bendera MARS telah berkibar tegar dan dikenal oleh para pebisnis khususnya yang berhubungan dengan sektor pemasaran dalam arti luas. Pebisnis kelahiran Solo, 29 Maret 1964 ini tidak puas dengan ilmu yang dimilikinya dan ingin terus berkembang. Saat ini, Asto telah menyelesaikan studi di Advance School of Marketing Research: AMA – University of Georgia, 2000, dan bersamaan dengan menjalankan bisnisnya, saat ini tengah melanjutkan studi S3 di program Pasca Sarjana FE UI di bidang pemasaran. Selain aktif mengembangkan bisnis dan melanjutkan studinya, Asto juga aktif dalam kegiatan gereja dan Yayasan Rawinala untuk penderita cacat ganda (buta dan tuli).
Suksesnya meraih prestasi bisnis dan keinginan keras untuk terus belajar serta aktivitas sosial yang cukup padat tersebut tentu tidak mendadak muncul begitu saja. Apa sih resepnya sehingga bisa mencapai semua ini ? Berikut ini, hasil wawancara tim ManDiri dengan beliau.
Menurut beliau, resep suksesnya adalah sebagai berikut:
“…..Perlu memiliki :
1. Visi yang jelas
2. Rencana yang matang, applicable dan reachable untuk mengimplementasikan visi
3. Komitmen dan konsistensi yang tinggi pada visi dan rencana yang ditetapkan.
4. Kepekaan untuk senantiasa menjaga relasi dengan : Diri, sesama dan Tuhan.

….dan membangun brand diri sehingga pasar melihat bahwa kita memiliki: Performance – yang baik pada bidang yang dipilih; Competence – yang tinggi pada bidang yang digeluti; Personality yang baik yang sesuai karakter profesional; Integrity – pada tugas dan tanggung jawab.”
Kepada pembaca ManDiri secara khusus Asto berpesan: “…Ketekunan dan kerja keras akan membuahkan keberhasilan. Keberhasilan tidak datang begitu saja, tetapi buah dari proses panjang yang menuntut ketekunan dan komitmen yang tinggi. Tetapi jangan lupa dalam proses tersebut tidak hanya DIRI yang perlu dipersiapkan, tetapi juga RELASI yang baik dengan Sesama dan Tuhan tetap harus dijaga. Tanpa kedua hal terakhir ini kesuksesan anda justru akan menakutkan banyak orang….”

Iklan

One Comment Add yours

  1. Kang Bondan berkata:

    hemm.. benar2 membuka pikiran. dari yang terpaku teknik2 tanpa paham prinsip. sekarang bisa saya melihat prinsipnya. sip! 🙂

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s