Prioritas


=================================================

Saat merayakan hari raya banyak orang yang ingin bertemu dengan sanak keluarga.Mereka tidak segan berdesak-desakan untuk memperoleh tiket kereta api, bus ataupun pesawat udara. Mereka juga tidak segan untuk melakukan perjalanan panjang untuk mencapai kampung halaman.

Setelah hampir setahun bekerja keras mengumpulkan uang, para pemudik
ini sudah tidak sabar membawa hasil upaya mereka pulang. Ketika
prioritas “pulang kampung” sudah digariskan, semua usaha difokuskan
untuk meraih satu tujuan sukses: bertemu sanak keluarga di kampung
halaman. Usaha yang keras dan gambaran sukses yang kuat menjadi modal
utama mereka untuk mewujudkan gambaran yang dijadikan prioritas.
Hasilnya: tak ada kata “gagal” dalam kamus para rekan kita yang ingin
pulang kampung.

Mengapa prioritas penting?
Keterbatasan waktu, tenaga, dan pikiran tidak memungkinkan kita untuk
melakukan banyak hal dalam waktu yang bersamaan. Padahal pekerjaan
apa pun yang kita tekuni, kita perlu melakukan banyak hal, dan
semuanya harus dilakukan dengan waktu yang cepat dan kualitas yang
utama. Bagaimana caranya agar sukses melakukan semua ini? Jim Dornan
dan John C. Maxwell mengusulkan satu cara untuk melakukan banyak hal
dalam waktu yang terbatas dengan kualitas yang utama, yaitu: dengan
menyusun prioritas.

Prioritas dapat memberi arah bagi kegiatan yang harus kita
laksanakan. Jika kita telah menyusun prioritas, kita tidak lagi
bingung kegiatan mana yang harus kita lakukan terlebih dahulu,
kegiatan mana yang dilakukan selanjutnya, sampai kita mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Jika dalam tujuan untuk melakukan kegiatan
usaha yang berkesinambungan, kita memprioritaskan kegiatan bisnis
kita pada loyalitas pelanggan, maka arah dari kegiatan bisnis kita
adalah pada kepuasan pelanggan, bukan semata-mata pada profit yang
besar. Dengan demikian arah kegiatan kita bukanlah pada penjualan
yang sebesar-besarnya, melainkan pada penjualan yang berkelanjutan.
Profit yang kecil, namun jika disertai kepuasan pelanggan, akan
mendorong terciptanya pelanggan yang loyal yang tentunya merupakan
factor penting untuk melanggengkan usaha kita.

Prioritas juga membantu kita dalam memecahkan masalah. Jika kita
konsisten pada prioritas yang telah ditetapkan (misalnya: prioritas
pada kepuasan pelanggan), maka prioritas akan membantu kita untuk
memecahkan masalah. Sebagai contoh, pada waktu krisis melanda seluruh
negeri, harga bahan-bahan pokok melonjak tajam, sulit bagi kita untuk
bertahan tanpa juga menaikan harga. Namun, karena kita
memprioritaskan kepuasan pelanggan, kita akan berupaya untuk mencari
cara yang tetap memuaskan pelanggan, misalnya: pedagang elektronik
dapat memberikan fasilitas cicilan bagi barang-barang yang dijualnya,
dan pengusaha warung makanan menyediakan alternatif menu paket hemat
dengan porsi kecil dan sedang.

Bagaimana menentukan prioritas?
Penentuan prioritas dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menjawab
empat pertanyaan berikut.

Apa hasil akhir yang ingin saya capai? Prioritas disusun untuk
mencapai tujuan. Jadi sebelum prioritas ditetapkan, tujuanlah yang
perlu dibuat. Misalnya untuk contoh mudik pada hari raya, ada dua
prioritas yang bisa dipilih. Kelompok pemudik bisa memiliki prioritas
utama tiba sebelum hari “H” (jenis kendaraan yang digunakan menjadi
prioritas kedua). Mereka bisa juga memprioritaskan perjalanan yang
nyaman untuk mencapai tempat tujuan. Bagi kelompok yang
memprioritaskan pulang sebelum hari “H”, mereka akan berupaya
mendapatkan kendaraan apa pun yang ada untuk mencapai tujuan mereka.
Mereka tidak perduli apakah harus pulang naik bus, naik kereta atau
pesawat udara (yang penting dapat kendaraan pulang). Bagi kelompok
yang memprioritaskan kenyamanan dalam perjalanan, mungkin mereka akan
mengadakan perjalanan sesudah hari “H” sehingga perjalanan bisa lebih
lega, tiket lebih mudah diperoleh, dan perjalanan tidak harus
dilakukan dengan berdesak-desakan.

Apa yang penting untuk saya lakukan untuk mencapai tujuan?
Setelah tujuan ditetapkan, kita perlu mengidentifikasikan faktor-
faktor yang memang penting untuk kita lakukan guna mencapai tujuan.
Untuk tujuan bertemu sanak keluarga, kita bisa mengajukan pertanyaan:
pentingkah bagi saya untuk bertemu sanak keluarga tepat pada hari
raya? Jika ya, maka kita harus berupaya untuk mendapatkan tiket
transportasi yang bisa membawa kita sampai ke kampung halaman sebelum
atau paling tidak tepat pada hari besar yang dinantikan. Jika tidak,
maka kita bisa melakukannya sebelum atau sesudah hari raya tersebut.
Tujuan yang telah diketahui jauh hari sebelumnya akan memudahkan kita
untuk merealisasikan. Misalnya, jika kita merasa penting untuk
bertemu handai tolan di kampung halaman sebelum hari raya, maka kita
bisa memesan karcis sesuai dengan kemampuan jauh hari sebelumnya
(tiga bulan atau empat bulan sebelumnya), sehingga kepastian tiket
bisa kita dapatkan.

Apakah harus saya yang melakukan hal tersebut?
Pertanyaan kedua ini akan membantu kita untuk memilah kegiatan yang
memang harus kita lakukan, dan kegiatan yang bisa dilakukan oleh
orang lain (sehingga kita bisa melakukan hal lain). Misalnya saja
untuk pulang ke kampung halaman, kita perlu membeli tiket alat
transportasi yang kita pilih. Untuk itu kita bisa bertanya apakah
harus kita yang pergi membeli tiket tersebut? Apakah bisa orang lain
saja yang membelikannya untuk kita? Jika harus kita sendiri yang
melakukan, berarti memang kegiatan membeli tiket harus dijadikan
prioritas yang harus kita jalankan. Tetapi jika ternyata pembelian
tiket bisa kita delegasikan ke adik kita, anak kita, ataupun teman
kita, maka kita bisa berkonsentrasi untuk memprioritaskan pada
tindakan lainnya.

Apa keuntungan yang saya dapat dari kegiatan tersebut?
Prinsip yang dicetuskan oleh Vilfredo Pareto bisa membantu kita juga
dalam menentukan prioritas. Prinsip 80/20 dari Pareto ini menunjukkan
bahwa hanya 20% dari kegiatan kita yang dapat memberikan 80%
keuntungan. Jadi kita perlu memfokuskan tenaga dan pikiran kita,
serta sarana yang kita miliki pada kegiatan yang dapat memberikan
keuntungan yang maksimal bagi kita. Keuntungan tidak harus diartikan
sebagai keuntungan materi sesaat saja, tetapi terutama adalah
keuntungan berkelanjutan. Misalnya saja seorang penjual jasa asuransi
yang sukses akan memprioritaskan pada pengenalan minat, kebutuhan
calon pembeli. Untuk itu, pada pertemuan pertama dengan calon
pelanggan, ia tidak akan langsung menawarkan produk asuransi yang
dijualnya, melainkan membicarakan hal-hal yang sepertinya tidak ada
hubungan dengan pekerjaannya menjual jasa asuransi, yaitu topik-topik
mengenai hobi, keluarga, mobil yang dikendarai, jalan yang macet.
Semua ini dilakukan untuk mengenal calon pelanggan lebih jauh
sehingga bisa diidentifikasikan produk yang cocok dan yang diperlukan
oleh pelanggan. Dengan mendedikasikan satu jam saja untuk “mengobrol
akrab” dengan calon pelanggan, sang penjual jasa asuransi ini bisa
dengan tepat bagi pelanggan tersebut, sehingga pada saat produk
akhirnya ditawarkan, kemungkinan untuk dibeli menjadi lebih besar.

Bagaimana melaksanakan prioritas?
Setelah prioritas ditentukan, kita perlu melakukan beberapa langkah
lagi untuk memastikan bisa dilaksanakan dengan hasil yang positif.

Evaluasi. Selalu evaluasi hal-hal yang perlu dan yang tidak perlu
kita lakukan. Ada hal-hal yang memang harus kita lakukan (tidak bisa
dilakukan oleh orang lain). Tapi banyak juga hal yang perlu dilakukan
tapi tidak harus kita lakukan sendiri. Kita bisa mendelegasikannya
kepada orang lain. Dengan demikian kita bisa banyak menghemat waktu,
tenaga serta pikiran, dan bisa mendedikasikannya untuk kegiatan lain
sehingga kita bisa lebih produktif, dan lebih banyak hal bisa kita
selesaikan. Kita juga perlu mengevaluasi apakah suatu kegiatan memang
memberikan banyak manfaat jika kita lakukan. Jika ternyata dampak
positifnya kecil sekali sedangkan usaha yang harus diberikan secara
signifikan cukup besar, maka kita bisa mempertimbangkan untuk tidak
melakukan hal tersebut dan mencari hal-hal lain yang bisa memberikan
dampak positif berkelanjutan yang besar bagi kita. Evaluasi lain bisa
diarahkan pada kegiatan yang sanggup dan tidak sanggup kita lakukan.
Jika kita sanggup melakukan dalam jangka waktu yang telah ditentukan,
maka bisa kita coba. Sebaliknya, jika kegiatan tersebut memerlukan
keterampilan yang tidak kita miliki, kita bisa mencari tindakan lain
yang bisa kita prioritaskan.

Bantuan. Banyak hal yang bisa kita lakukan dengan bantuan orang lain
atau dengan menggunakan fasilitas tertentu. Jadi, mengapa kita tidak
mencoba untuk mengidentifikasikan bantuan yang kita perlukan atau
fasilitas penunjang yang dapat membantu kita untuk melaksanakan
prioritas yang telah ditentukan. Bantuan rekan sekerja (mengatur
pertemuan dengan calon pelanggan, mengingatkan kita akan deadline
yang harus kita patuhi, ataupun membantu kita dengan memberikan
masukan, ide, ataupun tenaga untuk menyelesaikan suatu kegiatan) bisa
memberikan hasil positif bagi tindakan yang kita prioritaskan.
Penggunaan sarana yang tepat juga bisa membantu kita secara
signifikan. Misalnya saja jika kita harus memberikan informasi
penting pada 10 orang dalam waktu yang bersamaan, dari pada kita
mengunjungi mereka satu per satu, kita bisa menggunakan teknologi
komunikasi, seperti fax, email atau telepon.

Waktu. Pelaksanaan prioritas harus selalu dipantau dari segi waktu.
Untuk itu, dalam menentukan prioritas kita perlu memasukan dimensi
waktu (misalnya: deadline pelaksanaan, dan durasi pelaksanaan).
Dimensi waktu bisa membangkitkan “sense of urgency” yang dapat
mendorong kita menyelesaikan suatu tindakan. Jadi, prioritas yang
telah dipilih bisa disusun dengan menambahkan unsur “waktu”, antara
lain menyusun prioritas berdasarkan urutan pelaksanaan, deadline
penyelesaian, ataupun jangka waktu penyelesaian. Dalam
mempertimbangkan unsur waktu ini, kita juga bisa memikirkan tindakan-
tindakan mana yang bisa kita “hemat” ataupun kita “bypass’ agar
prioritas bisa diselesaikan dalam waktu yang seefisien mungkin.

Tantangan. Penentuan sebuah prioritas harus dibarengi dengan
identifikasi tantangan yang mungkin ditemui pada saat pelaksanaannya.
Identifikasi dini terhadap tantangan ini dapat membantu kita untuk
menyusun strategi yang tepat guna menghadapi tantangan. Jadi, ketika
tantangan tersebut benar-benar datang, kita tidak panik lagi, dan
sudah tahu benar alternatif tindakan yang bisa kita lakukan untuk
bisa menjalankan prioritas yang telah ditetapkan.

Manfaat. Kita akan lebih bersemangat jika kita bisa mengantisipasi
adanya “reward” bagi setiap tindakan yang kita lakukan. Jadi, dalam
menyusun sebuah prioritas, kita perlu menidentifikasikan manfaat yang
menyertai pelaksanaan prioritas tersebut, yaitu keuntungan yang bisa
kita peroleh pada saat prioritas tersebut dilaksanakan. Keuntungan
ini akan memberikan kita motivasi untuk menyelesaikan tindakan yang
diprioritaskan tersebut dengan baik, sehingga kita bisa cepat
menuntaskannya dan melangkah ke prioritas berikutnya.

Untuk meraih sukses, kita perlu menyusun prioritas yang dapat
memberikan arah bagi kita untuk mencapai tujuan. Prioritas juga
membantu kita dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang
terbaik. Prioritas dapat disusun dengan mengajukan pertanyaan yang
tepat. Setelah segala sesuatunya dipertimbangkan dan direncanakan
dengan matang dalam menentukan suatu prioritas, langkah selanjutnya
yang adalah melaksanakan prioritas yang telah ditetapkan. Selamat
mencoba!

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s